BR: Kostenübernahme durch den AG

Was muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat für Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, welche Kosten muss er übernehmen und wo sind die Grenzen?

Der Arbeitgeber trägt die sachlichen und persönlichen Kosten des Betriebsrates und seiner Mitglieder, § 40 BetrVG. Aber was bedeutet das konkret? Im Folgenden wird im Allgemeinen dargestellt, was § 40 BetrVG für die Praxis bedeutet und anhand von Beispielen erläutert, worauf der Betriebsrat tatsächlich einen Anspruch hat und wo die Grenzen sind.

  1. Welche Kosten sind im Allgemeinen zu tragen?
  2. Was sind sachliche Kosten, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind?
  3. Was sind persönliche Kosten, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind?

 

1. Welche Kosten sind im Allgemeinen zu tragen?

Der Betriebsrat hat kein Vermögen, welches er verwaltet oder über welches er verfügen kann. Sein Tätigwerden kann aber Kosten auslösen, die übernommen werden müssen. Dies sind beispielsweise Kosten für Schulungen des Betriebsrates, Anwaltskosten oder Kosten für die Beschaffung von Arbeitsmaterial. Diese Kosten muss grundsätzlich der Arbeitgeber übernehmen. Der Betriebsrat verfügt in diesem Moment über das Geld des Arbeitgebers. Daher sind von Gesetzes wegen dem Betriebsrat Grenzen gesetzt, die jedoch einen vergleichsweise großen Beurteilungsspielraum belassen und damit zu Unsicherheit bei vielen Arbeitgebern führen.

Der Arbeitgeber muss nicht alle Kosten übernehmen, die der Betriebsrat auslöst, sondern nur solche, die für die Durchführung der Betriebsratstätigkeit wirklich erforderlich sind. Dabei stellt sich immer wieder die Frage was „erforderlich“ in diesem Zusammenhang konkret bedeutet.

Das Gesetz räumt dem Betriebsrat einen gewissen Beurteilungsspielraum ein. Das bedeutet, dass es ausreicht, wenn der Betriebsrat die Kosten bei verständiger Würdigung für erforderlich halten durfte. Er muss dabei die betrieblichen Verhältnisse und die sich ihm stellenden Aufgaben berücksichtigen. Handelt es sich eher um einen kleineren Betrieb und einfach gelagerte Aufgaben darf ein Betriebsrat meist nur in sehr geringem Umfang Kosten für erforderlich halten. Handelt es sich dagegen um einen Großbetrieb mit über 1.000 Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen, dürften in einem größeren Maß Kosten für erforderlich gehalten werden.

Die Frage nach der Kostentragung ist aber immer eine Abwägung zwischen dem Interesse der Belegschaft an der sachgerechten Ausübung der Betriebsratstätigkeit gegenüber dem Interesse des Arbeitgebers an einer Begrenzung seiner Kostentragungspflicht.

Entscheidend ist übrigens nicht die rückblickende Sicht, sondern die Einschätzung zum Zeitpunkt der Beschlussfassung des Betriebsrates oder der Handlung, die die Kosten auslöste.

Nähere Informationen zum Thema Anwaltskosten im Betriebsverfassungsrecht finden Sie unter folgendem Link: Anwaltskosten im Betriebsverfassungsrecht.

 

2. Was sind sachliche Kosten, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind?

Zu den sachlichen Kosten gehören Geschäftsführungskosten, Rechtsdurchsetzungskosten sowie Kosten für Sachmittel und Büropersonal.

Geschäftsführungskosten sind alle Kosten, die im Rahmen des allgemeinen Geschäftsbetriebs des Betriebsrates anfallen und zur sachgerechten und ordnungsgemäßen Durchführung der Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Beispielsweise fallen hierunter auch die Kosten für die Beauftragung eines Sachverständigen oder eines Rechtsanwaltes nach § 80 Absatz 3 BetrVG.

Auch Kosten für die Rechtsdurchsetzung des Betriebsrates muss der Arbeitgeber übernehmen. Die Rechtsverfolgung darf aber nicht von vornherein offensichtlich aussichtslos oder mutwillig sein. Der Arbeitgeber muss daher keine außergerichtlichen Kosten für unzulässige oder offensichtlich unbegründete Rechtsmittel und -behelfe tragen.

Nach § 40 Absatz 2 BetrVG müssen dem Betriebsrat darüber hinaus Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal in erforderlichem Umfang zur Verfügung gestellt werden. Der Betriebsrat hat allerdings keinen Anspruch auf eigene Anschaffung und Kostenerstattung durch den Arbeitgeber, sondern nur auf Zurverfügungstellung der Betriebsmittel.

  1. Muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat für Sitzungen einen eigenen Besprechungsraum zur Verfügung stellen oder kann ihm auch ein allgemeiner Besprechungsraum angeboten werden?
  2. Hat der Betriebsrat einen Anspruch auf ein eigenes Betriebsratsbüro?
  3. Hat der Betriebsrat einen Anspruch auf eigenes Büropersonal?
  4. Muss dem Betriebsrat eine IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden?
  5. Welche Literatur muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen und in welcher Stückzahl?

 

a. Muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat einen eigenen Besprechungsraum zur Verfügung stellen oder kann ihm auch ein allgemeiner Besprechungsraum angeboten werden?

Die Zahl und die Größe der zur Verfügung zu stellenden Räume richtet sich nach den Geschäftsbedürfnissen des Betriebsrates. Danach entscheidet sich auch, ob Räume dauerhaft oder nur zeitweise überlassen werden müssen. Es hängt also von der Größe des Betriebes und den Aufgaben des Betriebsrates ab, ob ein eigener, dauerhaft eingerichteter Raum für Sitzungen zur Verfügung gestellt werden muss. Hiervon kann aber nur bei einem sehr großen Unternehmen und somit einer großen Anzahl von Betriebsratsmitgliedern ausgegangen werden.

Die Räume müssen beheiz- und beleuchtbar sein und mit einem dem betrieblichen Standard entsprechenden Mobiliar ausgestattet sein. Sie dürfen nicht von außen einsehbar sein.

Für Sitzungen brauchen aber in der Regel nur bereits vorhandene Besprechungsräume zeitweise zur Verfügung gestellt werden, es muss kein separater Raum dauerhaft für Sitzungen zur Verfügung gestellt werden. Es muss aber möglich sein, ein unbefugtes Betreten Dritter zu verhindern, der Raum muss also abschließbar sein. Zudem muss der Raum auch zu den üblichen Sitzungszeiten frei sein.

b. Hat der Betriebsrat einen Anspruch auf ein eigenes Betriebsratsbüro?

Eines eigenen Betriebsratsbüros bedarf es dann, wenn dies für die Geschäftsführung des Betriebsrates erforderlich ist. Hier kommt es immer auf den Einzelfall an, insbesondere auch auf die Größe des Betriebes. Bei bis zu 60 Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen im Betrieb dürfte es ausreichend sein, wenn ein bereits vorhandenes Einzelbüro eines Betriebsratsmitgliedes als Betriebsratsbüro genutzt wird.

c. Hat der Betriebsrat einen Anspruch auf Büropersonal?

Es besteht kein Anspruch auf Zurverfügungstellung von Büropersonal allein für den Betriebsrat. Vielmehr besteht ein Anspruch auf Hinzuziehung einer Bürokraft für gewisse Betriebsratstätigkeiten, die nicht mehr allein durch die Betriebsratsmitglieder bewältigt werden können. Hierunter können Vervielfältigungsarbeiten fallen. Der Betriebsrat muss aber darlegen welche anfallende Bürotätigkeit übertragen werden soll und welchen zeitlichen Aufwand diese Bürotätigkeiten einfordern.

d. Muss dem Betriebsrat eine IT-Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden?

Dem Betriebsrat müssen Mittel moderner IT-Technik überlassen werden, soweit sie für die Erfüllung der Betriebsratsaufgaben erforderlich sind. Erforderlich ist zum Beispiel ein Informationsaustausch unter den Betriebsratsmitgliedern. Daher benötigt der Betriebsrat einen Telefonanschluss. Es ist ein Anschluss einzurichten, von dem er ungehindert und unbeobachtet interne und externe Telefonate führen kann. Wenn dies bei der bereits vorhandenen betrieblichen Telefonanlage gewährleistet ist, reicht das aus. Es dürfen aber nicht die Telefonnummern ein- und ausgehender Anrufe gespeichert werden. Gegebenenfalls besteht auch ein Anspruch auf ein Handy und/oder ein Fax-Gerät. Dies hängt aber von den Umständen des Einzelfalles ab.

Es entscheiden aber immer mehr Arbeitsgerichte, dass der AG auch ein Handy oder Smartphone zur Verfügung stellen muss. Das gilt gerade dann, wenn Betriebsratsmitglieder Tätigkeiten auch außerhalb der Betriebsstätte wahrnehmen müssen. Auch ein Personalcomputer ist anzuschaffen, wenn es für die Geschäftsführung des Betriebsrates erforderlich ist. Dies dürfte in der Regel der Fall sein, gerade in den heutigen Zeiten, um E-Mails versenden zu können. Es muss auch ein Zugang zum Internet und, soweit vorhanden, Intranet, gewährleistet werden. Der Betriebsrat hat dabei einen Anspruch auf einen nicht personalisierten Internetzugang (vgl. BAG, Beschluss vom 18.07.2012, Az. 7 ABR 23/11).

e. Welche Literatur muss der Arbeitgeber dem Betriebsrat zur Verfügung stellen und in welcher Stückzahl?

Der AG muss dem Betriebsrat die erforderliche Fachliteratur zur Verfügung stellen. Er muss dem Betriebsrat also immer die jeweils aktuellste Auflage eines Kommentars zum BetrVG überlassen. Verlangt der BR mehrere Exemplare, muss er die Notwendigkeit konkret begründen. Zudem muss der Arbeitgeber eine der Anzahl der Betriebsratsmitglieder entsprechende Zahl von arbeitsrechtlichen Textsammlungen zur Verfügung stellen. Ferner muss er Texte oder Kopien der im Betrieb geltenden Tarifverträge und Unfallverhütungsvorschriften und mindestens eine arbeitsrechtliche Fachzeitschrift anschaffen. Die Auswahl der erforderlichen Fachliteratur obliegt dem Betriebsrat. Über die oben genannte Literatur hinaus muss der Betriebsrat das Verlangen weiterer Fachliteratur begründen.

 

3. Was sind persönliche Kosten, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind?

Persönliche Kosten des Betriebsrates oder eines seiner Betriebsratsmitglieder sind Aufwendungen, Reisekosten und Schulungskosten sowie eventuelle Mehrarbeit, die durch notwendige Betriebsratstätigkeit entsteht.

Arbeitgeber und Betriebsrat können auch eine Betriebsvereinbarung für Pauschalbeträge für die Erstattung von Aufwendungen schließen. Diese darf aber keine versteckte Vergütung und somit Vorteilsgewährung für Betriebsratsmitglieder sein und über die Pauschale hinausgehende Aufwendungen muss der AG dennoch erstatten. Aufwendungen sind zum Beispiel Telefon-, Fax-, Portokosten oder auch besondere Fahrtkosten. Normale Fahrtkosten, die auch jedem anderem Arbeitnehmer entstehen, sind allerdings nicht erstattungsfähig.

  1. Wie erfolgt die Zeiterfassung eines Betriebsratsmitgliedes für Betriebsratstätigkeit?
  2. Kann der Arbeitgeber Sitzungszeiten des Betriebsrates einschränken?
  3. Was passiert, wenn die Betriebsratsmitglieder fast immer einen ganzen Tag lang eine Sitzung haben, ohne dass es wirklich notwendig erscheint? Muss der Betriebsrat darlegen, warum er so lange getagt hat?
  4. Was gilt, wenn ein Betriebsratsmitglied von einem anderen Standort aus zu Sitzungen anreisen muss? Muss die komplette Fahrzeit vergütet werden?

 

a. Wie erfolgt die Zeiterfassung eines Betriebsratsmitgliedes für Betriebsratstätigkeit?

Gemäß § 30 BetrVG muss ein Betriebsratsmitglied den Arbeitgeber vor einer Betriebsratssitzung über deren Zeitpunkt (Beginn und voraussichtliches Ende) informieren. Ein Betriebsratsmitglied muss sich für die Dauer Betriebsratstätigkeit über das jeweils verwendete Zeiterfassungssystem, soweit vorhanden, und bei dem Vorgesetzten an- und abmelden, wenn es Betriebsratstätigkeit vornimmt.

b. Kann der Arbeitgeber Sitzungszeiten des Betriebsrates einschränken?

Es besteht an sich keine Möglichkeit, eine Betriebsratssitzung abzubrechen oder die Dauer zu beschränken. Der Betriebsrat bestimmt selbst, in welchem Umfang und wie häufig eine Sitzung erforderlich ist. Er hat aber auf betriebliche Notwendigkeiten Rücksicht zu nehmen, § 30 Satz 2 BetrVG. Der Arbeitgeber kann daher beispielsweise anregen eine Sitzung zu verlegen, wenn aus betrieblicher Notwendigkeit heraus eine Freistellung eines Betriebsratsmitglieds nicht möglich ist.

c. Was passiert, wenn die Betriebsratsmitglieder fast immer einen ganzen Tag eine Sitzung haben, ohne dass es wirklich notwendig erscheint? Muss der Betriebsrat darlegen, warum er so lange getagt hat?

Es ist sehr sinnvoll bezüglich der regelmäßig stattfindenden Betriebsratssitzungen, Sprechstunden etc. eine Regelungsabrede zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat zu treffen. Sowohl Arbeitgeber als auch Betriebsrat haben dann eine Planungssicherheit und der betriebliche Ablauf erfährt (in der Regel) keine unvorhergesehenen Störungen. Regelmäßig ist dann zu prüfen, ob die Absprachen sinnvoll sind und den anfallenden Betriebsratstätigkeiten und den betrieblichen Belangen gerecht werden.

d. Was gilt, wenn ein Betriebsratsmitglied von einem anderen Standort aus zu Sitzungen anreisen muss? Muss die komplette Fahrzeit vergütet werden?

Das Betriebsratsamt ist ein Ehrenamt. Der Arbeitgeber muss das Betriebsratsmitglied lediglich für die Dauer der Betriebsratstätigkeit entgeltlich freistellen. Erfolgt eine Betriebsratstätigkeit aus betriebsbedingten Gründen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit, ist ein entsprechender Ausgleich zu gewähren, § 37 Absatz 3 Satz 1 BetrVG.

Wenn ein Betriebsratsmitglied normalerweise an einem anderen Arbeitsort tätig ist und nur für die Betriebsratssitzungen zu einem anderen Standort fahren muss, dann ist die An- und Abreise Betriebsratstätigkeit, für die dieses BR-Mitglied Arbeitszeit in Anspruch nehmen kann. Sie führt aber nur dann zu einem Freizeitausgleichsanspruch, wenn die Fahrtzeiten im Zusammenhang mit der Erfüllung der Arbeitspflicht vergütungspflichtig sind.

Hierzu hat das BAG hat in einem Urteil aus dem Jahr 2016 (Az. 7 AZR 255/14) folgendes ausgeführt:

„Auch Wege-, Fahrt- und Reisezeiten, die ein Betriebsratsmitglied zur Erfüllung erforderlicher betriebsverfassungsrechtlicher Aufgaben außerhalb seiner Arbeitszeit aufwendet, können einen Anspruch auf Freizeitausgleich gemäß § 37 Abs. 3 BetrVG oder bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen einen Vergütungsanspruch nach § 37 Abs. 3 Satz 3 BetrVG auslösen, soweit sie mit der Durchführung der ihnen zugrunde liegenden Betriebsratstätigkeit in einem unmittelbaren sachlichen Zusammenhang stehen. Allerdings dürfen Betriebsratsmitglieder nach § 78 Satz 2 BetrVG wegen ihrer Betriebsratstätigkeit nicht benachteiligt oder begünstigt werden.

Für die Bewertung von Fahrt- und Reisezeiten, die ein Betriebsratsmitglied zur Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben aufwendet, können danach keine anderen Maßstäbe gelten als für Fahrtzeiten, die ein Arbeitnehmer im Zusammenhang mit der Erfüllung seiner Arbeitspflicht aufwendet. Zur Wahrnehmung von Betriebsratstätigkeit erforderliche Fahrtzeiten können demnach dann, wenn entsprechende Fahrtzeiten von Arbeitnehmern im Zusammenhang mit der Erfüllung der Arbeitspflicht nicht vergütungspflichtig sind, keinen Anspruch auf Freizeitausgleich gemäß § 37 Abs. 3 BetrVG und keinen Vergütungsanspruch nach § 37 Abs. 3 Satz 3 BetrVG auslösen.“ (cc21)