Info zur Dokumentationspflicht beim Bezug von Kurzarbeitergeld

Durch die Agentur für Arbeit wird im Zusammenhang mit dem Kurzarbeitergeld zunächst per Bescheid festgestellt, ob die Voraussetzungen für die Bewilligung von Kurzarbeitergeld dem Grunde nach vorliegen. Es handelt sich hier also lediglich um eine vorläufige Entscheidung. Sie müssen sich daher als Arbeitgeber darauf einstellen, dass im Anschluss daran noch eine weitere, abschließende Prüfung, der Anträge durch die Behörde erfolgt. Erst auf Basis dieser Prüfung wird die Behörde eine endgültige und damit rechtsichere Entscheidung treffen.

Für Sie als Arbeitgeber bedeutet dies, dass bis zu diesem Zeitpunkt die Gefahr besteht, dass Sie empfangene Leistungen im Rahmen des Kurzarbeitergeldes nachträglich zurückzahlen müssen.

Im Rahmen dieser Abschlussprüfung kann es u. a. dazu kommen, dass die Behörde Einsicht in die für die Lohnabrechnung maßgebenden Unterlagen nimmt. Welche Nachweise die Behörde im Zuge der Abschlussprüfung dabei anfordert, hängt stets vom Einzelfall ab. Auf jeden Fall sollten Sie als Arbeitgeber aber für Ihre betroffenen Mitarbeiter eine entsprechende Dokumentation zur Arbeitszeit vorlegen können.

Dies bedeutet, dass Sie zumindest während der Kurzarbeit für alle betroffenen Mitarbeiter entsprechende Arbeitszeitnachweise führen. Dies gilt auch für Mitarbeiter, mit denen ansonsten Vertrauensarbeitszeit vereinbart ist. Erfassen Sie also die Stunden, die der Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat und lassen Sie sich diese Stunden im Nachgang vom Mitarbeiter am besten gegenzeichnen. Dies schützt Sie im Übrigen nicht nur vor Problemen mit der Behörde bzgl. der Abschlussprüfung beim Kurzarbeitergeld, sondern auch davor, dass ein Mitarbeiter im Nachgang behauptet, er hätte deutlich mehr Stunden (also z. B. Überstunden) im fraglichen Zeitraum geleistet. Des Weiteren sollten Sie natürlich darlegen können, wie und wann Überstunden abgebaut und wann Urlaub genommen wurde, wann tatsächliche Fehlzeiten vorlagen und wann genau Kurzarbeit geleistet worden ist.