Auskunftsanspruch nach der Datenschutzgrundverordnung – wie weit geht das Recht auf Datenkopien?

Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 27.04.2021 – 2 AZR 342/20

Immer häufiger wird der datenschutzrechtliche Auskunftsanspruch im arbeitsgerichtlichen Verfahren als prozesstaktisches Mittel von Arbeitnehmern eingesetzt. Wie weit der Auskunftsanspruch und insbesondere das Recht auf Kopie gemäß Artikel 15 DSGVO reicht, wurde bisher in der Rechtsprechung unterschiedlich entschieden. Aufgrund der hohen Brisanz dieses Themas wurde mit Spannung letzte Woche die höchstrichterliche Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) erwartet.

Der Entscheidung zugrundeliegender Sachverhalt

Der Kläger, welcher bei der Beklagten als Wirtschaftsjurist tätig war, beantragte im Rahmen eines Kündigungsrechtsstreits unter anderem die Herausgabe von Kopien seiner personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung durch die Beklagte sind. In der Vorinstanz entschied das Landesarbeitsgericht Niedersachsen (Urteil vom 09.06.2020 – 9 Sa 608/19), dass der Kläger keinen vollständigen Anspruch auf Kopien sämtlicher E-Mails habe. Ein Anspruch auf Herausgabe von Kopien der E-Mails, die der Kläger selber verschickt habe, besteht nicht, da ihm diese bekannt seien. Dies begründet das Landesarbeitsgericht damit, dass Sinn und Zweck der Auskunftserteilung sei, den betroffenen Personen eine Überprüfung der Datenverarbeitung zu ermöglichen, nicht aber vollständige Kopien aller Unterlagen zu erhalten, in denen personenbezogene Daten enthalten sind.

Gegen diese Entscheidung legte der Kläger Revision ein.

Entscheidung des BAG

Das BAG wies die Revision mit der Begründung zurück, dass der Klageantrag nicht hinreichend bestimmt sei. Sofern es nicht möglich sei den Antrag gemäß § 253 Absatz 2 ZPO hinreichend bestimmt zu stellen, müsse das Begehren im Wege einer sogenannten Stufenklage gemäß § 254 ZPO gerichtlich geltend gemacht werden. Der Klageantrag muss so hinreichend bestimmt sein, dass es im Vollstreckungsverfahren unzweifelhaft ist, auf welche konkreten E-Mails sich das Urteil erstreckt. Damit scheiterte die Revision des Klägers bereits aus prozessualen Gründen. Das BAG konnte sich somit ersparen über den eigentlich kritischen Punkt, wie weit das Recht auf Kopie nach Artikel 15 DSGVO überhaupt geht und ob sämtliche E-Mails hiervon erfasst sind, zu entscheiden.

Auswirkungen auf die Praxis

Zu der höchst umstrittenen Frage, wie weit der Anspruch auf Erteilung von Datenkopien reicht und somit der spannendsten Frage, hat sich das BAG nicht geäußert. Für Arbeitgeber herrscht damit im Hinblick auf diesen Punkt immer noch Rechtsunsicherheit. Ein Lichtblick dürfte jedoch zumindest sein, dass die Entscheidung des BAG pauschalen Anträgen auf Herausgabe von sämtlichen Kopien einen Riegel vorschiebt. Sofern im Wege eines Auskunftsanspruchs auch Kopien von Unterlagen begehrt werden, müssen diese ganz konkret bezeichnet werden. Somit dürften Arbeitgeber künftig zumindest vor völlig ausufernden Auskunftsansprüchen geschützt sein, die sie vor einen unverhältnismäßigen Arbeitsaufwand stellen, der Geld, Zeit und vor allem Nerven kostet. Das Recht auf Auskunft dürfte in Kündigungsschutzprozessen jedoch weiterhin als Druckmittel gegen die Arbeitgeber eingesetzt werden.

(Künftiger) Umgang mit Auskunftsansprüchen

Ohne einen etablierten Prozess im Unternehmen für den Umgang und die Beantwortung von Auskunftsansprüchen (und anderen Betroffenenanfragen nach der Datenschutzgrundverordnung) setzt sich ein Unternehmen unnötigen Bußgeldrisiken und dem Risiko von Klagen (ehemaliger) Arbeitnehmer oder sonstigen Betroffenen aus. Dies gilt natürlich schon vor und ganz unabhängig vom Urteil des BAG. Auskunftsansprüche sind in der Regel unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats ab Eingang des Antrags zu beantworten. Gerade bei umfangreichen Auskunftsersuchen kann die Einhaltung der Frist zu Problemen führen, wenn nicht vorab hinreichend bestimmt wurde, von wem und wie die Auskunftspflicht zu erfüllen ist.

Mit der Entscheidung des BAG wird deutlich, dass ein Anspruch auf Datenkopien einem Arbeitnehmer grundsätzlich zustehen kann und auch hierauf sollten Unternehmen vorbereitet sein. Die Frage, ob der Kläger bei einem hinreichend bestimmten Klageantrag oder sofern er Stufenklage erhoben hätte, ein Recht auf Herausgabe der Kopien der E-Mails gehabt hätte, hat das BAG offengelassen. Die Reichweite des Rechts auf Kopie ist mithin weiterhin ungeklärt. Sofern pauschal das Recht auf Kopie geltend gemacht wird, sollten Unternehmen in jedem Fall eine Konkretisierung des Begehrens verlangen. Zudem ist auch immer bei der Herausgabe von Kopien zu prüfen, ob Rechte Dritter oder gar Geschäftsgeheimnisse beeinträchtigt werden. In jedem Fall ist es empfehlenswert die Beantwortung von Auskunftsersuchen intern genau zu dokumentieren, um auf eine mögliche spätere gerichtliche Auseinandersetzung vorbereitet zu sein.

Allerdings zeigt sich aus unserer Praxis, dass Auskunftsersuchen häufig nicht ordnungsgemäß erfolgen und allein deshalb schon keine vollständige inhaltliche Antwort erteilt werden sollte. Zwar muss auf Auskunftsersuchen innerhalb der gesetzlichen Frist eine Reaktion erfolgen, ob und wie im konkreten Fall eines Auskunftsersuchens Auskünfte erteilt werden können und sollten, sollte jedoch stets mit fachkundiger Unterstützung abgeklärt werden.