19.000 Firmen-E-Mails gelöscht – und der Arbeitgeber bekommt keinen Cent!

LAG Hamm, Urteil vom 19.02.2026 – 15 SLa 800/25

Eine harte Überschrift. Aber eines ist klar: Wären auf Arbeitgeberseite arbeitsrechtliche Profis am Werk gewesen, wäre der Fall anders ausgegangen. Ohne ausreichende arbeitsrechtliche Kenntnisse vor dem Arbeitsgericht zu agieren und anschließend zu verlieren, ist kein Wunder.

Im entschiedenen Fall löscht eine Arbeitnehmerin kurz vor der Betriebsschließung rund 19.000 E-Mails – darunter sämtliche Nachrichten aus einem gemeinsam genutzten Vertriebspostfach. Anschließend leert sie auch noch den digitalen Papierkorb.

Das ist doch offensichtlich ein Kündigungsgrund. Und selbstverständlich muss die Arbeitnehmerin auch für den entstandenen Schaden aufkommen. Oder?

Ganz so einfach ist es leider nicht.

Der Fall zeigt zwei unterschiedliche Probleme:
Auch bei einer massiven Pflichtverletzung müssen vor einer Kündigung sämtliche gesetzlichen Formalien eingehalten werden.
Für Schadensersatz reicht es nicht aus, einen großen Datenverlust und erhebliche Betriebsstörungen lediglich zu behaupten. Der Arbeitgeber muss konkret darlegen, welcher Schaden tatsächlich entstanden ist.

Der Fall:

Die Arbeitnehmerin war seit 2008 bei dem später insolventen Unternehmen beschäftigt. Auf einer Betriebsversammlung wurde den Mitarbeitern erklärt, dass der Betrieb geschlossen werde, die meisten Arbeitnehmer freigestellt würden und wegen der Masseunzulänglichkeit während der Kündigungsfrist möglicherweise keine Gehälter mehr gezahlt werden könnten.

Einen Tag später löschte die Arbeitnehmerin rund 19.000 E-Mails aus ihrem persönlichen Postfach sowie sämtliche E-Mails aus dem allgemeinen Vertriebspostfach.

Das war besonders problematisch, weil mehrere Mitarbeiter und der Geschäftsführer mit diesem Vertriebspostfach arbeiteten. Dort war ein erheblicher Teil der Kommunikation mit Kunden gespeichert. Zusätzlich leerte die Arbeitnehmerin den digitalen Papierkorb.

Die Arbeitnehmerin erklärte später, sie habe lediglich ihren Arbeitsplatz aufräumen und private Daten entfernen wollen. Die umfangreiche Löschung sei aus Gedankenlosigkeit erfolgt. Eine Schädigung des Unternehmens habe sie nicht beabsichtigt.

Der Insolvenzverwalter kündigte das Arbeitsverhältnis daraufhin außerordentlich und hilfsweise ordentlich. Außerdem verlangte die Arbeitgeberseite unter anderem:

321,30 € für die teilweise Wiederherstellung von 266 E-Mails,
5.000 € für die Vernichtung der Daten,
hilfsweise 12.920 € netto beziehungsweise 15.374,80 € brutto für die Wiederherstellung sämtlicher E-Mails,
2.000 € wegen der Störung der Geschäftsabläufe und
Schadensersatz für den zusätzlichen Zeitaufwand des Geschäftsführers.

Außerdem sollte festgestellt werden, dass die Arbeitnehmerin vorsätzlich gehandelt hatte. Dadurch sollte insbesondere verhindert werden, dass sie ihre offenen Gehaltsansprüchen gegen die Schadensersatzforderungen aufrechnen konnte.

Die Kündigung:

Die Arbeitnehmerin war schwerbehindert. Deshalb hätte der Arbeitgeber beziehungsweise der Insolvenzverwalter vor Ausspruch der Kündigung die Zustimmung des Inklusionsamtes einholen müssen.
Das geschah bei der ersten Kündigung nicht.
Die fehlende Zustimmung konnte auch nicht dadurch „geheilt“ werden, dass das Inklusionsamt später einer weiteren Kündigung zustimmte. Eine nachträgliche Zustimmung macht eine bereits ausgesprochene Kündigung nicht rückwirkend wirksam.
Dieser Teil des Ausgangsverfahrens war allerdings nicht mehr Gegenstand der Entscheidung des LAG Hamm. Im Berufungsverfahren ging es nur noch um die von der Arbeitgeberseite verlangten Schadensersatzansprüche.
Es ist festzustellen, dass der Fall nicht verloren wurde, weil es keinen Kündigungsgrund gab, sondern weil der Insolvenzverwalter nicht in der Lage war, korrekt zu arbeiten.

Die Entscheidung des LAG Hamm:
Die Arbeitgeberseite verlor auch in der zweiten Instanz vollständig.
Das LAG sagte dabei nicht, dass eine Arbeitnehmerin einfach 19.000 geschäftliche E-Mails löschen dürfe. Das Gericht sagte vielmehr: Eine schwere Pflichtverletzung ersetzt nicht den Nachweis eines konkreten Schadens.

1. Die Wiederherstellungskosten
   Tatsächlich waren 266 E-Mails für 321,30 € wiederhergestellt worden. Trotzdem erhielt der Insolvenzverwalter auch diesen Betrag nicht zugesprochen.
   Es fehlte an einer konkreten Erklärung, welche E-Mails wiederhergestellt worden waren, für welche Restaufträge sie benötigt wurden und weshalb die Wiederherstellung betrieblich erforderlich war.
   Die bloße Rechnung eines IT-Unternehmens bewies nach Auffassung der Gerichte noch nicht, dass durch die Löschung ein ersatzfähiger Schaden entstanden war.
   
2. Die übrigen 19.000 E-Mails
   Die vollständige Wiederherstellung aller E-Mails hätte nach einem groben Kostenvoranschlag mehr als 12.000 € netto gekostet.
   Das reichte dem Gericht ebenfalls nicht.
   Der Betrieb wurde bereits einen Monat später endgültig geschlossen. Deshalb hätte genau erklärt werden müssen, weshalb auch ältere E-Mails noch benötigt wurden. Ein pauschaler Hinweis auf steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten genügte nicht.
   Hinzu kam, dass wichtige E-Mails, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen offenbar ausgedruckt und in Papierakten abgelegt worden waren. Außerdem existierte ein tägliches Sicherungssystem.
   
   Vor diesem Hintergrund hätte die Arbeitgeberseite zumindest beispielhaft darstellen müssen:
   Welche wichtigen E-Mails fehlten?
   Welche Kunden oder Aufträge waren betroffen?
   Welche Unterlagen waren nicht mehr anderweitig vorhanden?
   Weshalb mussten gerade diese E-Mails wiederhergestellt werden?
   Welche konkreten Folgen hatte ihr Verlust?
   Genau daran fehlte es.
   
3. Die Störung der Geschäftsabläufe
   Die pauschale Behauptung, die Mitarbeiter hätten wegen der gelöschten E-Mails „tagelang nicht richtig arbeiten können“, war ebenfalls zu wenig.
   Es wurde nicht konkret erklärt, welcher Mitarbeiter wann an welcher Tätigkeit gehindert war, welche Aufträge nicht bearbeitet werden konnten und welcher finanzielle Nachteil daraus entstand.
   Ohne solche Anhaltspunkte konnte das Gericht den Schaden auch nicht einfach schätzen.
   
4. Der Zeitaufwand des Geschäftsführers
   Auch der zusätzliche Arbeitsaufwand des Geschäftsführers führte nicht zu einem Schadensersatzanspruch.
   Es wurde lediglich allgemein behauptet, der Geschäftsführer habe Gespräche mit dem IT-Unternehmen und den Mitarbeitern geführt. Welche Tätigkeiten er genau ausgeführt hatte, wurde nicht ausreichend dargestellt.
   Außerdem wäre sein Gehalt ohnehin angefallen. Deshalb hätte die Arbeitgeberseite zusätzlich darlegen müssen, dass der Geschäftsführer in dieser Zeit andere, wirtschaftlich sinnvolle Aufgaben nicht erledigen konnte und dem Unternehmen dadurch ein konkreter Nachteil entstand.
   
5. Kein nachgewiesener Vorsatz
   Besonders bitter für die Arbeitgeberseite: Auch ein vorsätzliches Verhalten der Arbeitnehmerin konnte nicht bewiesen werden.
   
   Bei einer betrieblich veranlassten Tätigkeit genügt es für eine unbeschränkte Arbeitnehmerhaftung nicht, dass der Arbeitnehmer die Handlung vorsätzlich begeht. Der Vorsatz muss grundsätzlich auch den Eintritt des Schadens in seiner konkreten Größenordnung umfassen.
   
   Das Gericht wertete das Aufräumen des Arbeitsplatzes und des E-Mail-Postfachs im Zusammenhang mit dem Ausscheiden als betrieblich veranlasste Tätigkeit.
   
   Die Vermutung, die Arbeitnehmerin habe aus Ärger über die angekündigte Betriebsschließung gehandelt, genügte dem Gericht nicht. Auch das Leeren des digitalen Papierkorbs reichte offenbar nicht aus, um nachzuweisen, dass sie den behaupteten Schaden in seiner konkreten Höhe billigend in Kauf genommen hatte.

Unsere Einschätzung:

Aus Arbeitgebersicht ist das Urteil schlecht – und ausgesprochen ärgerlich.
Rechtlich ist die Entscheidung trotzdem nachvollziehbar.
Denn die Arbeitgeberseite hat sich zu sehr auf die Dramatik des Vorgangs verlassen. Sie hätte stattdessen kleinteilig dokumentieren müssen, welche E-Mails fehlten und welche wirtschaftlichen Folgen genau daraus entstanden. Man hätte arbeiten müssen, dann wäre der Fall nicht verloren gegangen.

Prozessual daher besonders ärgerlich:
Große Teile der Berufung wurden nicht einmal inhaltlich geprüft. Die Berufungsbegründung hatte sich nicht mit sämtlichen selbstständig tragenden Argumenten des Arbeitsgerichts auseinandergesetzt. Bei mehreren Ablehnungsgründen muss aber jeder einzelne Grund konkret angegriffen werden. Wer kein Arbeitsrecht kann, sollte die Finger davon lassen.

Der Arbeitgeber verlor daher nicht, weil das Löschen geschäftlicher E-Mails erlaubt wäre. Er verlor, weil Kündigungsformalitäten nicht eingehalten, Schäden nicht ausreichend dokumentiert und Teile der Berufung nicht ordnungsgemäß begründet wurden.

Hinweise für die Praxis

Bei der Löschung geschäftlicher Daten müssen Arbeitgeber sofort handeln:
Zugänge sperren und weitere Löschungen verhindern.
E-Mail-Postfächer, Serverprotokolle und Backups unverzüglich sichern.
IT-Dienstleister genau dokumentieren lassen, welche Daten gelöscht, wiederhergestellt oder endgültig verloren wurden.
Jeden betroffenen Kunden, Auftrag und Arbeitsvorgang möglichst konkret erfassen.
Arbeitsausfälle einzelner Mitarbeiter mit Datum, Dauer und ausgefallener Tätigkeit dokumentieren.
Sämtliche IT-Kosten durch konkrete Rechnungen und Leistungsbeschreibungen nachweisen.
Beim Zeitaufwand von Geschäftsführern und Führungskräften festhalten, welche anderen Aufgaben deshalb nicht erledigt werden konnten.

Ein pauschaler Vortrag nach dem Motto „19.000 E-Mails sind weg, also muss ein großer Schaden entstanden sein“ reicht vor Gericht nicht.

Vor jeder Kündigung ist außerdem zu prüfen, ob besonderer Kündigungsschutz besteht. Die notwendige Zustimmung des Inklusionsamtes muss grundsätzlich vor Zugang der Kündigung vorliegen. Eine spätere Zustimmung rettet die bereits ausgesprochene Kündigung nicht.

Und schließlich:
In gemeinsam genutzten Postfächern sollten einzelne Arbeitnehmer technisch überhaupt nicht die Möglichkeit haben, den gesamten Bestand endgültig zu löschen. Der beste Schadensersatzprozess ist immer noch derjenige, den der Arbeitgeber durch vernünftige Zugriffsrechte, automatische Archivierung und ein tatsächlich nutzbares Backup gar nicht erst führen muss.

Für mich ist es ein Verfahren, das ein arbeitsrechtlich nicht bewanderter Insolvenzverwalter geführt hat, der keine Lust hatte, den Fall zu gewinnen. Derart lieblos darf man nicht vor Gericht agieren.