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Nach der zwischenzeitlich wohl jedem AG bekannten Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes verhält es sich so, dass bei einer lang anhaltenden Erkrankung über mehrere Jahre der Urlaubsanspruch des AN nicht verfällt, sondern dann, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird, bevor der AN genesen ist, dieser Urlaubsanspruch abzugelten ist.
Der EuGH hat aber nur entschieden, dass der gesetzliche Urlaub nicht verfallen darf. Für den zusätzlich zum gesetzlichen Urlaub vereinbarten vertraglichen Zusatzurlaub sind Gestaltungsspielräume vorhanden. Diese gilt es nun arbeitgeberfreundlich zu gestalten. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt in Deutschland bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. In Deutschland haben AN durchschnittlich aber 30 Arbeitstage Urlaub jährlich, was günstigeren tariflichen oder vertraglichen Regelungen geschuldet ist. Über den gesetzlichen Urlaub können die Arbeitsvertragsparteien nicht disponieren, jedenfalls nicht zulasten des AN. Bei dem vertraglichen Zusatzurlaub ist das völlig anders.
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Vereinbaren kann man z. B. einen gestaffelten Zusatzurlaub nach Betriebszugehörigkeit (2 Zusatzurlaubstage nach 5 Jahren Betriebszugehörigkeit, weitere 3 Urlaubstage nach weiteren 3 Jahren etc.). Eine Staffelung nach Lebensalter könnte dagegen unwirksam sein.
Auch kann man formulieren, dass der vertragliche Zusatzurlaub am Ende des Urlaubsjahres vollständig verfällt. Der gesetzliche Urlaubsanspruch aber dann nicht, wenn und soweit gesetzliche Regelungen dem entgegenstehen. Mit einer solchen (wirksamen!) Regelung sind nicht die vereinbarten 30 Urlaubstage am Ende des Arbeitsverhältnisses für den erkrankten Mitarbeiter abzugelten. Sondern lediglich der gesetzliche Mindesturlaub von 20 Tagen. Wird zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und vertraglichen Zusatzurlaub arbeitsvertraglich nicht unterschieden ist der volle Urlaub abzugelten.
Auch kann man regeln, dass sich der vertragliche Zusatzurlaub verringert, wenn der AN einige Tage oder auch länger erkrankte. Zum Beispiel lässt sich vereinbaren, dass sich der vertragliche Zusatzurlaub um 1/12 für jeden vollen Monat mindert, in dem der AN keinen Anspruch auf Entgelt beziehungsweise Entgeltfortzahlung hatte.
Weiterhin kann man regeln, dass sich der Zusatzurlaub mindert, und zwar um die Anzahl der Krankheitstage, die nicht spätestens am dritten Tag nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nachgewiesen sind oder um die Anzahl der Krankheitstage, die unmittelbar vor oder nach arbeitsfreien Tagen (zum Beispiel Freischicht, Urlaub, Wochenende, Feiertag) auftreten, oder für je fünf Tage, an denen der AN infolge einer Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation gemäß § 10 EFZG an seiner Arbeitsleistung verhindert ist, um zwei Tage.
Im Arbeitsvertrag sollte bereits geregelt sein, dass bei Freistellung der Urlaubsanspruch anzurechnen ist. Vertraglich lässt sich regeln, dass der AG berechtigt ist, den AN nach Ausspruch einer Kündigung von der Arbeitsleistung freizustellen. Auf die Freistellung werden Urlaubs - und sonstige Freizeitansprüche des AN auch ohne nochmalige Bestimmung angerechnet.
Ebenfalls unschön ist, dass ein AN dann, wenn er nur einen Teil des Jahres bei dem AG gearbeitet hat, trotzdem Anspruch auf den vollen Urlaub haben kann. Für den vertraglichen Zusatzurlaub lässt aber regeln, dass dieser immer nur 1/12 je Monat, in dem der AN beschäftigt war, zu gewähren ist. Arbeitet also ein AN bis 15. Juli eines Jahres hat er nur Anspruch auf den vollen gesetzlichen Urlaub aber nicht auf den vollen vertraglichen Zusatzurlaub, wenn die Regelung wirksam in den Arbeitsvertrag eingebaut wird.
Auch schön ist eine Formulierung, dass dann überhaupt kein vertraglicher Zusatzurlaub gewährt wird und dieser auch nicht abgegolten wird, wenn der AN selber kündigt. Empfehlenswert ist beispielsweise folgende Formulierung: „Endet das Arbeitsverhältnis, ist der Urlaub abzugelten, soweit er nicht in Natur gewährt worden ist. Eine Abgeltung des vertraglichen Zusatzurlaubs erfolgt nicht, wenn das Arbeitsverhältnis durch Eigenkündigung des AN oder durch arbeitgeberseitige Kündigung aus wichtigem Grund endet.“
Interessant ist auch die immer wiederkehrende Problematik, dass ein AN zuerst seinen vollen Jahresurlaub nimmt und danach direkt aus dem Betrieb ausscheidet, ohne dass er sich den vollen Urlaub "verdient" hat. Für den vertraglichen Zusatzurlaub kann die Rückforderung des Entgelts vereinbart werden, dass der AN zu viel erhalten hat. Es bietet sich z. B. folgende Regelung an:
"Hat der AN mehr Urlaub erhalten als ihm vertraglich zusteht, so hat er das auf die überzähligen Urlaubstage erhaltene Urlaubsentgelt zu erstatten, soweit die überzähligen Urlaubstage den gesetzlichen Urlaub überschritten haben."
Schön ist, AN mehr Urlaub vertraglich zuzusprechen, als dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Für den gesetzlich vorgeschriebenen Urlaub lässt sich keine Disposition zulasten des AN treffen. Für den vertraglichen Zusatzurlaub gilt das nicht. Dieser kann bestimmten Einschränkungen unterliegen und der AG kann damit auch die Arbeitslust des AN zum Teil steuern.
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